Mejorar la efectividad de la empresa es una de las prioridades que como gerente tenemos en la mesa. Conocer cómo crear y gestionar las plantillas en Freshworks agiliza nuestros flujos de trabajo, mejora la comunicación interna y aumenta la productividad de la empresa.
Ser eficientes y productivos es uno de los factores que influye en el éxito de la empresa y en nuestra eficiencia como gerentes, por lo que aprovechar la tecnología es vital para lograr una mejor gestión. En esta oportunidad nos enfocaremos en cómo la optimización de flujos de trabajo a través de Freshworks, se simplifican nuestros procesos y nos ofrece soluciones innovadoras.
Este sistema CRM utiliza plantillas de trabajo que ahorran tiempo, nos aseguran un mejor rendimiento, convierte la forma en la que nos comunicamos con el equipo y lo vuelve todo más uniforme. No importa qué canal de comunicación utilicemos, ya sea correo electrónico, flujos de trabajo para el soporte técnico, entre otros.
Freshworks a través de sus respuestas pre configuradas nos permite reducir errores, retrasos, mejora la comunicación entre los miembros del equipo y nos garantiza una mejor experiencia para los clientes. El tema de este artículo es interesante ya que vamos a explorar un poco sobre la creación de nuevas plantillas y su gestión en la plataforma, compartiremos algunas estrategias que les permitan aprovechar su funcionalidad al máximo.
Freshwork una plataforma que transforma la gestión
Freshworks ofrece un variedad de herramientas que están diseñadas para satisfacer las necesidades específicas que tenga la empresa. Una de las funciones más útiles de la empresa es la creación y gestión de plantillas que permitan estandarizar documentos, respuesta a los clientes y diferentes procesos internos.
La aplicación de estas plantillas personalizadas va desde la atención al cliente, marketing y recursos humanos. Podemos destacar que entre sus ventajas se encuentra el ahorro de tiempo en las tareas repetitivas, nos permite tener una consistencia en el formato, tono y la calidad de nuestro mensaje, incrementa la productividad del equipo de trabajo, permitiendo que se enfoque en tareas estratégicas.
Ahora bien, Freshworks tiene diferentes tipos de plantillas que pueden ajustar a las necesidades de cada departamento:
1- Plantillas de respuestas para la atención al cliente
Ya sea correo electrónico, mensajes en redes sociales y más canales de comunicación que permitan agilizar las respuestas a las solicitudes frecuentes.
2- Plantillas de generación de tickets
Gracias a formatos preestablecidos que nos permiten agilizar la captación de datos importantes de los clientes.
3- Plantillas para marketing
Estas facilitan el trabajo de crear campañas de fidelización que son enviadas a través del correo electrónico, enviar boletines informativos de los productos o servicios, entre otras.
4- Plantillas de memos
Esta plataforma tiene incorporada plantillas para la creación de documentos internos como memos, plantillas para incorporación de empleados, encuestas y otros comunicados internos.
Ahora bien, las plantillas personalizadas se realizan de forma intuitiva en Freshworks gracias al diseño de la plataforma. Para crear nuevas plantillas se deben seguir estos pasos:
Acceder al módulo que deseas modificar en la plantilla, ingresar al área de soporte, administración o marketing.
Luego debes seleccionar “Crear nueva plantilla”, elegir la categoría o el formato que ya existe y adaptarlo a lo que necesites.
Las plantillas personalizadas te permiten adaptar lo ya existente en la plataforma a tus gustos desde el diseño de las mismas, el contenido y los destinatarios de la misma.
Las pruebas de estas plantillas son importantes ya que nos permite ver su funcionalidad y la eficacia de la misma en el área que deseamos.
Otra parte importante de las plantillas personalizadas en Freshwork es la actualización de las mismas ya que estas deben mantenerse al día con el crecimiento de la empresa. Para lograrlo debemos verificar la calidad del contenido de la plantilla, que este sea pertinente y refleje lo deseado por la empresa.
Además la integración de estas plantillas con los flujos de trabajo automatizados por el sistema CRM y así maximizar el impacto de estas en la operatividad de la empresa. Esto nos ayudará a entender la efectividad de estas plantillas aplicando las herramientas de análisis integradas en Freshworks y que nos permiten detectar las áreas a mejorar de nuestra personalización.
Unos casos de éxito en las plantillas personalizadas son las startup de tecnología que han tenido resultados positivos con la reducción de tiempo en las respuestas a los clientes, ofreciendo una mejor experiencia a los clientes, los equipos de marketing que presentan hasta un 25% de efectividad en sus campañas gracias a la implementación de las plantillas de correos personalizados y segmentados por tipo de cliente.
Ahora bien, la automatización en Freshworks debe implementarse al identificar las necesidades clave de los procesos de la empresa y que puedan beneficiarse de esta estandarización, realizando una personalización estratégica al diseñar las plantillas, entender la capacidad de nuestro equipo y apoyar en la aplicación de las plantillas personalizadas al igual que Freshworks.
Tener estas recomendaciones en cuenta junto con la forma en la que es vinculado este sistema CRM con otras herramientas pueden potenciar los resultados y la optimización de los flujos de trabajo.
Gestionar nuestra empresa con una herramienta como Freshwork es una poderosa solución para optimizar las plantillas, los procesos y la forma en la que atendemos a los clientes. La meta no solo es ahorrar tiempo o mejorar la operatividad de la empresa, es ofrecer un proceso constante en nuestras operaciones, mejorar la comunicación y nuestra productividad.
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