Estas 5 claves son esenciales para lograr un work management efectivo en el manejo de equipos remotos, incrementando la productividad, mejorando la colaboración entre los miembros y los transforma en eficientes sin importar la distancia en la que se encuentren. Aprenderás a establecer estrategias y herramientas que te ayuden a lograr un flujo de trabajo optimizado.
Después de la pandemia tuvimos que aprender a trabajar de forma remota y como gerentes a manejar dichos equipos de forma efectiva. Este artículo se centra en darte 5 claves para que logres un work management efectivo ya que la tendencia empresarial continúa apuntando a modelos de trabajo a distancia y así aprovechar el talento humano sin limitaciones geográficas.
Sin embargo, lograrlo nos plantea ciertos desafíos importantes que debemos aprender a manejar. Una de las áreas que más se ve afectado con este modelo de trabajo es la coordinación, la gestión del trabajo y el work management es el catalizador principal que garantizará que estos objetivos se logren y el equipo se mantenga alineados con ellos.
El work management o la gestión del trabajo es la metodología que nos ayuda a organizar, planificar y ejecutar las tareas asignadas de una manera eficiente. Esto al manejar equipos remotos es esencial ya que al trabajar de esta manera se pierde la interacción física lo que en ocasiones genera barreras de comunicación y de colaboración entre los miembros.
El work management se enfoca en el proceso de trabajo de manera integral en donde la planificación, ejecución y el seguimiento de las tareas asignadas a los miembros, son englobados, lo que a su vez nos asegura trabajar de una forma cohesionada. Si la comparamos con la gestión tradicional de tareas podemos ver que el work management considera aspectos más globales como la priorización de tareas, la asignación de recursos para lograr los objetivos, la comunicación entre los miembros y el ajuste necesario de los procesos para maximizar la eficiencia del proceso y minimizar los cuellos de botellas la gestión del trabajo.
Veamos cuáles son esas 5 claves que nos ayudarán a lograr un work management efectivo, optimizamos los procesos, mejoremos nuestra eficiencia y nos aseguremos un equipo cohesionado.
5 claves para lograr un work management eficiente
1- Crear una estructura de trabajo clara.
El trabajo de forma remota necesita de una estructura sólida para que sus miembros no se dispersen en otras responsabilidades y se enfoquen en los objetivos. Esto nos permite coordinar y realizar un seguimiento de las tareas asignadas.
Para ello necesitamos definir los roles y las responsabilidades de cada miembro. El conocer cuál es su función dentro del equipo y las tareas que le corresponden para lograr los objetivos, lo que nos facilita la gestión , evitamos duplicaciones de trabajo o de tareas no asignadas.
Una forma de lograrlo es implementando metodologías como Scrum en donde el trabajo se divide en sprints con tiempos cortos en los que se debe completar el conjunto de tareas asignado. Otro de los métodos utilizado es el Kanban en donde se implementan tableros que representan visualmente el flujo de trabajo, lo que permite una visión clara de las tareas en desarrollo, las que han sido completadas y las que quedan por realizar.
El tener una estructura de trabajo nos ayuda a establecer la frecuencias de las reuniones ya sean diarias, semanales o mensuales. El utilizar herramientas de colaboración para el desarrollo de las tareas como Monday que es compatible con Google Drive nos ayuda a realizar una mejor estructura de trabajo y optimizar los procesos.
2- Fomenta una comunicación fluida con el equipo
El corazón de un equipo cohesionado es la comunicación. Al manejar equipos remotos eliminamos la posibilidad de interactuar con los miembros físicamente lo que puede crear conflictos al no mantener una conexión constante entre ellos.
Sin embargo, para lograr que esta sea fluida, equilibrada y no sobrecargar al equipo con reuniones y mensajes innecesarios. Actualmente hay herramientas como Microsoft Teams que facilita el flujo de información, Zoom y Google Meets son geniales para entablar reuniones virtuales con el equipo.
Si establecemos un cronograma de reuniones periódicas que sean estructuradas y enfocadas en los objetivos, actualización de tareas, puntos de éxito y mejorar, nos ayuda a que sean breves y directas. El establecer una política para la gestión de conflictos nos ayudará a solventar los problemas que puedan surgir de una forma rápida y efectiva.
3- Utiliza herramientas de gestión
Adoptar plataformas de gestión de proyectos como Trello, Asana o Monday nos facilita la gestión de un equipo remoto. Estas herramientas nos brindan una visualización general del desempeño de los miembros, la asignación de tareas, los plazos de tiempo asignado a cada tarea, entre otros datos importantes.
Estas herramientas de gestión nos permiten establecer deadlines y señalar los hitos del proyecto, asignar tareas, ofrecen la integración de aplicaciones como Google Drive, entre otros, facilitando la coordinación. Otra de las ventajas de implementar estas herramientas es la automatización de recordatorios, notificaciones y avisos de nuevas asignaciones.
4- Establece prioridades y plazos realistas a tus proyectos
Uno de los desafíos del work management es priorizar las tareas de forma adecuada. Entender que no todas las tareas son urgentes e importantes, el distinguir cual es cual es fundamental para que los equipos trabajen de forma eficiente.
Herramientas como la matriz de Eisenhower son muy útiles a la hora de gestionar equipos a distancia ya que divide las tareas por cuadrantes. Estos son 4 que según la urgencia e importancia de la tarea nos ayuda a concentrarnos en lo que realmente es importante.
Atado a esto debemos establecer plazos de tiempo realistas ya que es fácil subestimar el tiempo que puede llevar a realizar una tarea debido a que los miembros están trabajando de forma remota y sin supervisión directa.
5- Monitorea y ajusta regularmente
El éxito del work management es implementar un sistema de monitoreo constante que nos permite evaluar el rendimiento del equipo, ya sea por medio de evaluaciones de desempeño periódicas que nos permitan identificar que funciona de forma correcta y cuáles son las áreas a mejorar.
El feedback continuo de los miembros del equipo es ideal para un work management eficiente ya que al cerrar un proyecto debemos evaluar el desempeño tanto de los miembros del equipo y de nuestra gestión como gerentes, esto permite que el equipo sea más unido, se hagan correcciones tempranas y evitamos que los problemas se acumulen.
En conclusión el work management eficiente se logra estableciendo parámetros claros, canales de comunicación fluidos, implementando herramientas que nos faciliten el seguimiento y una visualización global de desempeño.
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