Iniciar un negocio, en muchos casos, parece ser simplemente abrir una hoja de cálculo en Excel y comenzar a tirar cifras para administrar cualquier tipo de información que pueda incidir directamente en costos e inversiones para su gestión, tanto presupuestos, datos de clientes, gastos en implementación, marketing, entre otros. Las hojas de cálculo son muy funcionales y flexibles a la hora de utilizarse, pero no logran responsabilizarse de funciones tales como la actualización y orden de la información de nuestros clientes o potenciales usuarios de nuestro negocio.
Las hojas de cálculo, no nos brindan una coyuntura global del estatus de cada prospecto de venta. Es precisamente aquí, donde el CRM toma fuerte relevancia y aquí te explicamos las ventajas y por qué toman la delantera como opción para que negocios y emprendimientos de cualquier tamaño e índole, administren sus procesos de ventas a través de la satisfacción del cliente.
¿Qué es un CRM?
Customer Relationship Management o en español, Manejo de las Relaciones con el Cliente, hace referencia a un software que propicia ayuda a que los negocios puedan gestionar sus leads y contactos de manera m
ás eficiente, a través de todo el proceso de venta, ya sea desde la adquisición de prospectos hasta llegar al servicio de post venta. En síntesis, el CRM es un conjunto de prácticas y estrategias de negocio que, junto a la aplicación de tecnologías, permiten optimizar y aumentar el valor de los negocios, reinventando con plataformas digitales; la relación con los clientes.
Beneficios
- Centralizar la base de datos
Un CRM congrega toda la información de sus clientes, en un sólo lugar. Nombre y datos de contacto, compañía, productos que ha comprado, historial de llamadas o contactos realizados, documentos compartidos, solicitudes de soporte recibidas y toda la información de correlación que ha sostenido con nuestra empresa, desde el momento inicial, cuando nos contactó por primera vez.
Así, usted y sus encargados de área, tienen una coyuntura cabal de la prospección de cada cliente, en todo momento, sin necesidad de buscar en diferentes archivos en el basto océano de documentos de cada computador de su empresa.
- Información limpia y completa
Evitar datos duplicados, manteniendo la información completa, en un simple documento, cuesta bastante…
Aplicaciones como un CRM le permiten marcar campos como obligatorios, asegurando que estos datos básicos de contacto permanecerán guardados. De igual manera, los CRM son capaces de detectar si estos datos ya han sido registrados con anteriormente, evitando su duplicación, permitiendo fusionar los registros para que se conserve sólo uno de estos.
- Conectar Marketing y Ventas
Integrar con agilidad los canales de marketing y ventas, incorporando nuevos prospectos a la base de datos instantáneamente. Conectar un formulario dentro del sitio web para agregar todos los registros a la base de datos. También se puede integrar con los perfiles de redes sociales y el correo electrónico para añadir nuevos registros desde otros canales digitales. De este modo, puede tener la visión completa de los canales que brindan una mejor conversión, hacer seguimiento al ROI en marketing y tener un flujo constante de potenciales nuevos clientes.
- Ahorre tiempo con la automatización
Un CRM permite automatizar tareas rutinarias como la asignación de leads o envío de correos. Evita perder llamadas que pueden significar conversiones, conectando su servicio de llamadas preferido para contactar clientes, directo al CRM, configurando recordatorios para otorgar un seguimiento oportuno a todos los contactos.
Generar reportes automáticos para desarrollar pronósticos, evitando perder semanas en la creación de reportes mensuales o trimestrales. Incluso, se pueden programar envíos de reportes periódicamente a los correos de las partes interesadas, para que ningún equipo diga que no le avisaron sobre las tendencias y pronósticos de su empresa.
Su equipo completo ahorrará tiempo que puede ser destinado en aspectos más importantes, como lo es, brindar un servicio de alta calidad a sus clientes.
- Trabaje desde donde sea
Acceso al CRM de cualquier parte del mundo. Sólo se requiere de un dispositivo con conexión a internet (y si estás leyendo esto, ya estás potencialmente preparado). Puedes trabajar a distancia con tus equipos, consultando la información que necesitan, sin importar relevantemente dónde se encuentren geográficamente.
- Más ventas. Más retención de clientes.
Un CRM se traduce sustancialmente en tener mucho más tiempo para contactar y atender a los prospectos y clientes, de mejor manera, sin desgastarse en los procesos previos a desarrollar el contacto con estos. Estos esfuerzos se concentran específicamente en una mejor atención y cuidado de nuestros leads, lo que se traduce en más ventas y una mayor retención. Al final del día, esto es bueno para su negocio y todos sus colaboradores.
¿Cómo escoger un CRM para mi empresa?
- Definir con claridad total cuáles son los objetivos de tu empresa.
- Establecer el presupuesto y calendario de implementación.
- Considerar y estudiar cuáles son tus necesidades tecnológicas.
- Tomar muy en cuenta las integraciones del CRM, para qué las requieres y su escalabilidad.
- Asegurar la automatización, alertas y recordatorios.
- Escuchar a tu equipo, para decidir e incorporar herramientas que sirvan para cada colaborador de tu negocio.
- Verifica la capacidad para crear reportes detallados para todas las partes interesadas.
- Debe ser personalizable.
- Usabilidad simple.
- Permitir una alta segmentación y filtros para variados tipos de clientes.
- Contar con soporte técnico y de gestión.
Existen muchos CRM, pero nuestra recomendación es...
Si bien en el mercado hay muchas opciones distintas, con diferentes potencialidades a destacar, Zoho cuenta con dos versiones muy interesantes para optimizar negocios: Zoho CRM y Zoho Bigin.
Pero, ¿por qué tener dos opciones distintas? ¿Qué diferencias tienen?
Si bien este es un tema que nos llevaría un artículo completo, lo podemos resumir de la siguiente manera:
En ambos casos, tanto Zoho CRM como Bigin, se pueden personalizar para toda clase de negocio, cuentan con aplicación móvil y tienen una edición gratuita, que puede comenzar a usar inmediatamente.
Zoho Bigin es un CRM pensado para pequeños negocios. Tiene las características más importantes para un CRM y una interfaz simple, que hace su uso muy sencillo. Además tiene un costo menor (aproximadamente 40% menos que la edición más básica de Zoho CRM), lo que permite que las empresas pequeñas puedan tener todos los beneficios mencionados sin afectar su presupuesto significativamente.
Por su lado, Zoho CRM es una alternativa más vigorosa, con más funciones y configuraciones. Cuenta con tres distintos planes de pago, que pueden adecuarse al tamaño y necesidades de los negocios.
Y ahora, ¿ya tienes claro que es un CRM y cómo podría optimizar tu negocio?
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