El project management vinculado a un CRM es una herramienta que nos ayuda a optimizar nuestra gestión y la forma en la que desarrollamos nuestras relaciones con los clientes. En este artículo profundizaremos en la forma de vincular esté método de trabajo y los sistemas CRM, sus ventajas y estrategias de implementación.
La gestión de proyectos va de la mano con la gestión de relaciones con los clientes ya que son aspectos críticos para lograr una empresa exitosa en el actual mercado tan fluctuante y lleno de variables que invaden la mente del consumidor. Entender cómo este vínculo entre el project management y el CRM impacta de manera positiva a nuestra empresa, las ventajas que nos ofrece y estratégias que podemos aplicar a la hora de implementar ambas de forma eficiente en nuestra empresa.
El project management es el proceso en donde se planifica, ejecuta y se controla el trabajo del equipo para alcanzar los objetivos específicos de la empresa dentro de un tiempo definido. Recordemos que para los objetivos específicos lo ideal es utilizar la estrategia SMART, los mismos deben ser específicos, logrables, medibles y por un tiempo determinado en donde los mismos sean realistas.
Ahora, los sistemas CRM son herramientas que se concentran en la gestión de relaciones con los clientes ya sean actuales o potenciales. Este se encarga de optimizar los recursos de la empresa, automatizar las tareas y todo en pro de una gestión más eficiente, coordinada, coherente, que se basa en la experiencia y satisfacción de los clientes.
La integración del CRM con la gestión de proyectos nos proporciona una visión completa del negocio, mejora nuestra comunicación, la colaboración del equipo y la eficiencia de la gestión. Integrar estos dos modelos nos permite aprovechar la información de los clientes para mejorar la satisfacción de los clientes, personalizar nuestro proyectos en base a las necesidades y expectativas de los proyectos, mejorar la interacción con ellos y garantizar que los proyectos se entreguen en el tiempo pautado y cumplir los estándares de los clientes.
¿Cuáles son los puntos importantes de esta integración?
1- Mejora la comunicación interna
Al víncular estos elementos los miembros del equipo pueden tener acceso a información actualizada de los clientes y de los proyectos. Este punto nos facilita la colaboración y nos asegura que todos los miembros estén alineados con los objetivos del proyecto y en las expectativas del cliente.
2- Optimiza los recursos
La integración del CRM y la gestión de proyectos nos permite mejorar la forma en la que asignamos y utilizamos los recursos de la empresa. Tener esta visión globalizada de los proyectos y el estado de los mismos, facilita la asignación de los recursos de una forma más eficiente para evitar la sobrecarga de trabajo o la subutilización de los recursos.
3- Mejora la experiencia del cliente
Los sistemas CRM al ser integrados con las herramientas de gestión de proyectos nos permite realizar un mejor seguimiento de las necesidades de los clientes y sus expectativas con nuestro producto o servicio. Al tener esto garantizamos que los proyectos puedan adaptarse mejor a esas expectativas lo que mejora su satisfacción y su fidelidad.
4- Mejora el análisis y los reportes de los proyectos
Otra de las ventajas de integrar el CRM con el project management podremos generar informes más detallados que combinen los datos de los proyectos manejados y los clientes de la empresa. Esto nos ayuda a proporcionar una visión global de nuestro avance y visualizar los puntos a mejorar.
5- Automatiza las tareas del proyecto
La automatización de tareas es uno de los factores importantes ya que en la gestión al realizarse de forma manual se llena de tareas repetitivas que vuelven los procesos lentos y en ocasiones con información duplicada. Al contar con el sistema CRM estas se automatizan, libera tiempo para que el equipo pueda enfocarse en actividades más importantes, estratégicas y la información no se duplique.
Ahora bien, cómo podemos desarrollar esta integración en nuestra gestión.
1- Debemos seleccionar las herramientas adecuadas para la empresa
Esto es importante ya que las herramientas deben ser compatibles y que se puedan integrar fácilmente con la gestión. Algunos de los CRM más compatibles son: Salesforce, Zoho CRM y Asana para la gestión de proyectos gracias a su compatibilidad con otras herramientas.
2- Debemos capacitar al equipo de trabajo
Capacitar a nuestro equipo para aprovechar al máximo el sistema CRM y así mejorar la forma en que manejan el proyecto, las interacciones con los clientes y comprender mejor los beneficios de esta integración.
3- Adaptar la herramienta a nuestras necesidades
La personalización del sistema CRM es importante para una mejor adopción por parte del equipo, obtener mejores resultados y aprovecharla al máximo. El configurar la herramienta en base a las necesidades de la empresa incluye los flujos de trabajo, los campos de datos requeridos y los permisos de acceso a la información.
4- Monitorear de manera constante
Como toda gestión debemos monitorear el funcionamiento de las herramientas, si las mismas están rindiendo de la forma en que deseamos y así poder realizar ajustes según sea necesario. Ya sea por actualización de los procesos de la empresa, implementación de nuevas funciones del CRM o a reconfigurar las herramientas ya que los objetivos cambiaron.
La integración de un CRM al project management nos ofrece una gama de beneficios que transforman la forma en la que operamos como empresa, mejora la comunicación interna, nos permite la optimización de recursos, la automatización de tareas y nos facilita ofrecer una mejor experiencia a nuestros clientes.
Los sistemas CRM nos permiten aprovechar al máximo el potencial del equipo, explotar la información recibida por los clientes, ofrecer un producto de calidad y de valor para ellos. Las tasas de conversión de ventas se multiplican, los proyectos son llevados de una manera eficiente, el cliente se fideliza y nuestro equipo evita la saturación de tareas.
Algunos tips de implementación para cerrar:
Haz una auditoría inicial en donde evalúes las necesidad específicas de la empresa y define objetivos SMART.
Haz una prueba piloto del CRM para así identificar problemas con la integración y así poder ajustar la configuración de la herramienta.
Crear un sistema de comunicación directo con el equipo para así identificar cuellos de botella en la gestión y así mejorar o resolver cualquier problema.
Actualiza de forma constante la herramienta para así aprovecharla al máximo.
Esperamos que la integración del CRM con tu gestión de proyectos sea exitosa. Recuerda seguirnos en Linkedin y visitar nuestra web www.smartbricks.cl para más información.
Comments